生产力501

生产力难题的碎片。

你在这里： 首页 / 无纸档案

无纸化

富士通ScanSnap iX100评估

通过 发表评论

当我收到富士通ScanSnap iX100进行审查时，我表示怀疑。我对Evernote Edition ScanSnap感到非常满意，并没有真正看到工作流程中需要另一台扫描仪。我的Broadmore电脑包上有一个口袋，可以用来存放在路上堆积的所有文件。如果我需要扫描的东西然后再回到办公桌前，我只需要使用手机的摄像头将其放在Evernote中即可。我真的不明白为什么我需要或想要使用另一台只能在一张纸上扫描一张纸并且一次只能送入一张纸的扫描仪。当我打开包装时，我注意到的第一件事是它有多小。我不确定我的期望，但是我的照片… [阅读更多...] 关于富士通ScanSnap iX100评测

如何制作一个非常简单的无纸化归档系统

通过 35条留言

这是The Productive Student的作者Arjun Muralidharan的来宾帖子，该博客是有关大学生生产力和所有生产力爱好者的新博客。马克的无纸化项目一直是我的最爱。他使用DevonThink管理来自他的Fujitsu ScanSnap的传入文档。这是一个很好的系统，但是对我来说，它缺少两件事：它不能很好地处理我的所有文件，例如Word文档，Keynote演示文稿和其他文件类型。 第三方软件独立性。根据GTD，我希望拥有一个跨平台且可以独立于DevonThink等软件运行的综合系统。尽管使用DevonThink的系统可以正常工作… [阅读更多...] 关于如何制作一个非常简单的无纸化归档系统

如何创建扫描的数字签名

通过 112条留言

如果您喜欢这篇文章，您可能还会喜欢我们的帖子，内容涉及如何使用签名在Acrobat中对文档进行签名。我们也有许多其他有关无纸化的文章，其中一篇关于数字签名和加密可能很有用。如果要创建签名的扫描电子版本，可以通过多种方法进行。 “正确”的方法是将您的签名发送给将创建整个签名的truetype字体的公司，以便您可以以任何大小打印它，并且仍保留漂亮的矢量绘制线条。最简单的方法是扫描您的签名并删除背景。如果使它足够大并以足够高的高度进行扫描… [阅读更多...] 关于如何创建扫描的数字签名

放手纸

通过 14条留言

我对放开我的论文有多么困难感到惊讶。随着越来越多的纸张转换为数字格式，当我准备要切碎文档时，我总是在犹豫。我们训练有素，可以保留我们的书面记录。其他人有没有经历过？我认为部分原因是大多数人的计算机遭受了某些类型的数据丢失。即使我有多个备份系统，但几年前丢失重要文件仍然困扰着我。另一个问题是纸张的物理性质。您可以手里拿着纸。传播出去。在空白处写笔记，等等。不是我曾经用汽车保险单或汽油来做笔记 … [阅读更多...] 关于放纸

无纸化办公Stories

通过 1条评论

我们最近采访了一群商人，了解他们使用“无纸化”的经历。对于某些人来说，一切进展顺利。对于其他人...随之而来的是不幸的不幸。但是，对于希望建立无纸化办公室的任何人，每个答复都是有用的信息。我们已经朝着无纸化办公室的方向努力了一段时间，我们尝试以电子方式进行所有合同交换和文书工作，并且通常情况下效果很好。但是，我们业务领域的一个要求是，对于从我们这里租房的每位客人，我们都必须拥有一份身份证件副本（欧洲法律也适用于酒店）。我们过去有时会复印一份身份证件… [阅读更多...] 关于无纸化办公室Stories

10 无纸化办公Myths

通过 21条留言

无纸化办公室不再受技术挑战的困扰。存在“无纸化”所需的一切。当前的障碍是文化和过程问题，而不是技术问题。在本文中，我们将探讨关于无纸化的十个常见神话。 1.技术还没准备好用于无纸化办公室 无纸化办公室的组件随时可用且相当便宜。该技术不仅可以扫描您现有的纸张，而且可以通过更好的工作流程工具来消除新纸张的生成，因此一应俱全。虽然无纸化技术很容易获得，但是这些工具和该系统的采用率是… [阅读更多...] about 10 无纸化办公Myths

无纸化办公–减少纸张创建

通过 8条留言

当人们想到无纸化办公室时，他们通常专注于如何以数字形式存储文档。这很重要，但是错过了无纸化的真正意义。真正的好处来自于在整个生命周期中以数字化方式创建文档。一旦打印出文档，就打破了无纸化的生命周期。这就是为什么扫描仪只是无纸化办公室的权宜之计。如果您的无纸化系统安装正确，则只需要使用扫描仪即可处理尚未无纸化的人的文档。那么，如何创建可以在整个生命周期中保持无纸状态的文档？以下是一些需要考虑的方面： How will others … [阅读更多...] 关于无纸化办公室–减少纸张创建

星期二’提示：停止沟通’t Need

通过 3条留言

大多数人都会收到他们实际上不需要的大量电子邮件，电话和物理邮件。我不一定在谈论垃圾邮件。我说的是来自您不再活跃的组织的新闻通讯，几年前您向非营利组织的捐赠请求等。大多数人只是接受干扰并将这些物品扔进垃圾桶，但是更好的选择是试图完全阻止他们。花几分钟时间发送一条便条，要求将其从邮件列表中删除，这可以为您节省大量时间。如果您在确定的邮件中收到每月的新闻通讯，请考虑将其打开然后扔进垃圾桶，这很容易… [阅读更多...] 大约星期二’提示：停止沟通’t Need

文字和图像文件

通过 发表评论

您可以在无纸化办公中使用两种基本类型的文档。第一种类型的文档是基于文本的。这些格式如.TXT .RTF .DOC等。这些将文本存储为可编辑信息。您可以进入并更改文档，修正拼写，复制句子等。第二种类型的文档是基于图像的文档。其中包括.TIF，.JPG，.PNG，.GIF等格式。这些文档仅代表一堆像素。除了删除像素并放下新像素外，计算机本身无法编辑单词。如果使用这种格式，则不能复制句子并将其粘贴到另一个程序中。基于文本的格式的优点是… [阅读更多...] 关于文本和图像文档

切碎一切

通过 10条留言

甚至在我开始无纸化办公室实验之前，我就购买了碎纸机。当我意识到我不知道大多数信息将流向何处时，我丢掉的纸上私人信息的数量开始引起我的关注。翻开每张随机的纸屑的新颖性使我正常的垃圾篮在第一周就空了。这种迷恋消逝后，我开始问自己：“我真的需要切碎吗？”令人惊讶的是，大多数时候我发现最好切碎邮件中的几乎所有内容。可以将发送给所有人的传单和其他邮件免于切碎，但大多数垃圾邮件都进入了切碎机。这是我的一些理由… [阅读更多...] 关于切碎一切

无纸化基础设施

通过 11条留言

通过与客户进行无纸化通信，企业可以受益匪浅。试想一下，即使有5％的客户改用无纸化通信，信用卡公司也可以节省多少钱。问题在于，大多数公司似乎对“无纸化”的整个想法都是错误的。他们为想要无纸化的人们提供的解决方案是，他们将向您发送一封电子邮件，通知您您有一份对帐单。然后，您可以登录他们的网站并以PDF格式下载该声明。这相当于让邮递员敲门告诉您在邮局有一封给您的信。这反映出一种典型的傲慢（或愚蠢）… [阅读更多...] 关于无纸化基础设施

数字信头纸

通过 2条评论

PDF For Laywers很好地讨论了使用数字化信头的好处。基本上，他建议创建一个字头，该字头是您的文字处理程序模板的一部分，以便您可以将字母和字头一起打印（打印到纸张或PDF）。一些尝试无纸化办公的人的一些好想法，值得一读。… [阅读更多...] 关于数字信头纸

无纸化– Other Resources

通过 6条留言

创建无纸化办公室使用了严重的技术障碍。情况不再如此。无纸化办公室的组件很容易获得，而且并不特别昂贵。继续阅读一些有用的资源，这些资源将帮助您“无纸化”。去无纸化的8个秘诀-Sheila Riley 现在，该技术为组织文档和促进通信提供了许多不同的选择，对于许多人来说，使用电信而非常规邮件是一个不错的选择。本文提供了一些想法，这些想法是由堪萨斯州欧弗兰帕克的蓝谷学区开发和使用的。 无纸化的詹姆斯·尚比的危险和特权 As technology … [阅读更多...] 关于无纸化– Other Resources

媒体问题

通过 3条留言

一天晚上，我正在读一本精装书。第二天早上，当我上车时，我从下车的那一刻开始通过汽车立体声系统播放音频版本。在等待午餐约会时，我从手机上阅读了几页。后来在健身房，我在iPod上听了15分钟的书。第二天早上，我在长途火车上用电子书阅读器读完了这本书。 如果您还没有弄清楚，上面的段落是纯小说。它代表了我要消费媒体的方式。尽管从技术上所有这些都是可行的，但是出版商对人们阅读方式的看法不允许以任何具有成本效益的方式进行这种使用。他们会想卖给你… [阅读更多...] 关于媒体问题

卡纸碎纸机

通过 10条留言

在将大量物品扫描到我的无纸化办公室之后，我的助手的碎纸机似乎比平时干扰得更多。在帮助她清除卡纸后，我想知道是否有一种方法可以最大程度地减少卡纸。 Fellowes声称他们制造了防卡纸撕碎机。看起来基本上就在纸张紧紧塞紧以至于无法取出之前就停了下来。有没有人使用其中之一？他们工作得很好吗？… [阅读更多...] 关于卡纸碎纸机

德文思’s Classify Feature

通过 9条留言

作为我无纸化办公室实验的一部分，我发现扫描实际上是整个设置中最容易的部分。找到一个有意义的工作流程是很多困难的事情。例如，如果您的助手从文件柜中扫描了250个文档，则需要某种方式将它们分类并组织到系统中。显然，您可以查看每一个，并弄清楚它的去向，但这非常慢。 德文思的功能对此有所帮助。它查看您要分类的文档中的文本，然后查看系统中已经存在的文档的文本。然后，它建议放置一个包含类似文档的位置。这是非常有用的-特别是当 … [阅读更多...] 关于DevonTHINK’s Classify Feature

5个处理邮件的技巧

通过 4条留言

每个人都收到邮件。它可能会花费大量时间，精力和存储空间来处理和存储。这里有5条提示，可以帮助您管理收到的邮件。通过垃圾桶打开您的邮件。 这个简单的提示可以帮助确保将不属于您的任何邮件都撤回。如果您在外面有一个垃圾桶，那可能是个更好的打开它的地方。这是确保信封和普通邮件不会使您的工作区域混乱的一种特别好的方法。 下车清单。 如果一家公司在您的邮件列表中有您，但您不想从他们的邮件中收到任何其他信息，只需要求将其取消。对公司更好，对公司更好… [阅读更多...] 关于处理邮件的5条提示

快速无纸化更新

通过 8条留言

我的无纸化实验进展顺利。我收到的大部分论文都保存在DevonTHINK中，我对结果非常满意。 德文思可以让您执行类似将相同文件放入两个文件夹的操作。在正确的文件夹中找到许多文档后，DevonTHINK可以自动建议在哪里放置新的传入文档。这是令人惊讶的帮助，并且非常准确。 ScanSnap适用于平纸，但有时可能会损坏已折叠的项目（请考虑邮件中的所有内容）。我正在考虑寻找高端扫描仪，以简化扫描过程。这还不错，但并不是我所希望的那样顺利。… [阅读更多...] 关于快速无纸化更新

无纸化办公

通过 3条留言

这些有关无纸化的链接和摘要是由我在印度的助手编写的。 （在下一篇文章中，我将讨论与虚拟助手一起工作的感觉。）6个“无纸化”办公室的提示-Joseph Anthony 人们在部分摆脱纸张混乱的同时，可以在硬件，软件和技术投资上获得更大的回报。作者重点介绍了搬到无纸化办公室时必须记住的6项基本知识。当转移到无纸家庭或商务办公室时，读者会得到一些要记住的指示。他还熟悉这些好处。 杂技演员到无纸化办公室-朱莉·斯塔尔（Julie Starr） 本文重点介绍… [阅读更多...] 关于无纸化办公室

Kindle无纸化

通过 30条留言

詹姆斯·哈里斯（James Harris）有一些关于无纸化杂志的有趣想法。他特别着眼于他的Kindle如何改变了他的阅读方式。我有一台使用类似屏幕的索尼阅读器，我同意他的看法，这是一种非常愉悦的阅读方式。这是他的帖子中的一些引用。 自从我记得以来，我们真的非常接近无纸化社会，专家们都在谈论这个问题。人们总是感到讨厌讨厌阅读计算机屏幕，即使他们每天花费数小时这样做。现在，Kindle提供了比纸质更好的阅读方式，甚至比纸质更好，并且开始暗示可以实现无纸化。 我不太乐观。一世… [阅读更多...] 关于使用Kindle进行无纸化

小组面试– Dealing with Paper

通过 7条留言

我们邀请了许多专业组织者参加三个问题的访谈。这是我们将在接下来的几周内发布的第一个问题。感谢所有参与并分享他们观点的人。您会给在生活中管理所有纸张有困难的人提供的最重要的提示是什么？ “大部分垃圾一进入门就回收。” 来自The Inspired Room（rss）的Melissa Michaels 我的垃圾桶就在邮箱旁边。我发现我什至可以不带垃圾邮件进屋。我听说有人建议您通过垃圾桶或回收站打开邮件，… [阅读更多...] 关于小组面试– Dealing with Paper

便携式Scan Snap S300

通过 发表评论

富士通发布了ScanSnap系列扫描仪的便携式版本。它可以使用自己的电源线运行，也可以使用USB连接的电源。如果您在旅行或带电池工作笔记本电脑时，这特别有用。使用USB电源供电时，扫描速度会稍微慢一些。插入自己的电源连接后，它每分钟可以处理8页。 S300仅适用于Windows。这是相当新的内容，因此他们可能会在将来的某个时候发布S300M版本。您可以从我们的在线商店以291美元的价格购买S300。 … [阅读更多...] 关于便携式Scan Snap S300

另一台扫描仪

通过 发表评论

读者向我指出了富士通6140.它比Scan Snap的速度更快，速度为80至120 ppm（每一面都算作一页），并且似乎在其结构上要重一些。看起来它使用双辊，其中Scan Snap 510和510M仅使用一个。这可能有助于防止卡纸和卡纸。 6140随附Kofax工作组软件，它将处理一些扫描任务，包括处理在文档上扫描的条形码。扫描仪似乎仅支持Windows平台。 6140要贵一些，标价为1999美元。您可以在Productivity501商店中以1,660美元的价格购买。… [阅读更多...] 关于另一台扫描仪

联机备份选项

通过 14条留言

我一直在尝试几种在线备份工具。我计划以后再详细介绍自己的经历，但这是一个概述。我和我的妻子旅行了很多。虽然我可以带一个额外的硬盘进行备份，但这似乎没有意义，因为对我的设备的最大威胁可能是盗窃。如果有人闯入我的酒店房间并偷走了我的笔记本电脑，他们可能不会忽略外部硬盘驱动器。我需要一个解决方案，如果我的计算机被盗或损坏，我可以快速访问所有信息。这是我尝试过的三种服务。如果您对其他服务有任何建议，我应该退房，请张贴在… [阅读更多...] 关于在线备份选项

昨晚

通过 5条留言

昨晚我买了一个新的电子书设备。它的尺寸为8.5 x 11张纸，分辨率为600 dpi。质量非常好。它可以在明亮的阳光下正常工作。我将所有扫描的文档放在上面，发现它和在纸上一样容易阅读，并且比使用文件柜更容易浏览和查找文档。我在其中加载了所有我想阅读的PDF文章，并发现它工作正常。然后我醒了。我感到非常失望。我是否应该担心自己现在梦想变得更加无纸化？… [阅读更多...] 关于昨晚

Acrobat是否需要无纸化办公室？

通过 17条留言

在创建无纸化办公室的工作中，我得出的结论是Acrobat是必需的。不是免费版本，而是数百美元的标准版本。这对我来说不是问题，因为我的ScanSnap随附了Acrobat 7 Standard。我希望发现OS X或免费工具中内置了足够的功能，因此推荐的价格较低。以下是我无法在Acrobat之外找到好的方法的事情：重新排列页面-Acrobat对此并不擅长，但是我可以根据需要提取，删除，重新排列或添加页面。在7中，它并不是特别用户友好，但是比我发现的其他任何方法都容易得多 … [阅读更多...] 关于Acrobat是否需要无纸化办公室？

使用Acrobat签署文件

通过 13条留言

Acrobat能够执行两种类型的签名。从技术上讲，最好的方法是使用数字签名。签名不仅可以表明您已签名，而且还可以证明您在签名后文档没有更改。如果您与许多使用数字签名的人打交道，这是一个很好的方法。就我个人而言，当我签署某些东西时，通常是传真或邮寄。虽然我喜欢数字签名的想法，但我只是没有与可以实际使用它的足够多的人互动。最初，我在Acrobat中通过创建自己的数字签名对文档进行签名，然后将图像附加到签名上。 Acrobat将在您放置数字设备的任何地方使用图像… [阅读更多...] 关于使用Acrobat签署文档

文件–无纸化学术办公室

通过 5条留言

有帮助的读者向我指出了论文。这是一个经过深思熟虑的程序，可用于在OS X上管理学术论文。我已经对其进行了简要介绍，并且看起来令人印象深刻。它与PubMed和其他在线存储库集成，使您可以在自动填充所有元数据字段的同时搜索和下载PDF。论文还允许您在阅读文章时做笔记，并将其保存在PDF中。它似乎是为处理现有PDF而设置的，因此似乎没有内置的OCR功能。如果您正在寻找一种组织研究的方法，那么值得一试。… [阅读更多...] 关于论文–无纸化学术办公室

无纸化办公室的决议事项

通过 8条留言

作为无纸化实验的一部分，我正在慢慢将数据迁移到PDF，我真的开始注意到各种计算机之间的分辨率差异。我最近有一台新的17英寸1920x 1200笔记本电脑。我以前的笔记本电脑具有相同尺寸的屏幕，但只有1440 x 900像素。在我的旧笔记本电脑上，很难阅读完整尺寸的PDF，尤其是如果打印的尺寸很小的话。在我的新笔记本电脑上，我发现可以读取较低分辨率下无法读取的打印内容。这是带有较低分辨率显示器的旧笔记本电脑的屏幕截图：如果您擅长猜测，您也许可以阅读它，但这将非常困难。这是相同的尺寸（相对于… [阅读更多...] 关于无纸化办公室的决议事项

无纸化更新

通过 16条留言

我仍在进行无纸化实验，但是我的大部分计划都围绕着试图弄清楚如何避免在某些东西上浪费钱而仅仅发现我必须购买其他东西。我还一直在工作流程方面进行工作，试图使我的文档保持数字化，而不是在需要传真或签名时简单地恢复打印出来。我对一些在线传真服务非常满意，希望在其他帖子中写更多内容。我也有机会真正挑战ScanSnap扫描仪。虽然它不能与一万美元的单张纸扫描仪竞争，但我印象深刻。前几天我祖母大约有450… [阅读更多...] 关于无纸化更新

亚马逊Kindle

通过 发表评论

今天，亚马逊发布了名为Kindle的电子书阅读器。我拥有原始的Sony Reader，并给我留下了深刻的印象。新版本进行了一些小的改进，但仍然是类似的设备。尽管Kindle基于相同的电子墨水技术，但它采取的方式与Sony截然不同。图书分发方式的最大区别之一。 Kindle内置了EVDO网络。 EVDO与Sprint和Verizon（AT&T使用不同的东西）。亚马逊没有要求用户获得其Kindle的数据套餐，而是将无线服务的费用打包到了… [阅读更多...] 关于亚马逊Kindle

扫描签名时

通过 4条留言

一些人评论说，扫描您的签名不是一个好主意，因为如果有人掌握了该文件，他们可能会注销您拥有的所有文件。显然，您应该将文件保密。我不建议将其附加到您的每封电子邮件中，也不要将其放在网页上或类似的东西上，但是它可能不会比您定期进行的其他操作更具风险。请考虑以下因素：如果您在商店开过支票或在信用卡收据上签名，那么实际上是在向陌生人提供签名的副本。他们可以使用我刚刚演示的过程轻松地将其数字化，并在您进行签名时使用。 大多数时候，当您签名时，… [阅读更多...] 关于扫描签名

在无纸化办公室中处理签名

通过 10条留言

使用电子邮件，我必须将其打印掉的主要原因之一是对其进行签名并传真或邮寄回去。当我过渡到无纸化办公室时，我不得不考虑在不打印文档的情况下对文档进行签名的方法。签名实际上有两种。第一个只是您的手写签名的图像。第二个是对文件的数字添加，“证明”您是对它进行签名的人。到目前为止，数字签名应该很常见，但事实并非如此。我并不是说他们没有在大公司中使用，但是普通的Web用户并没有以数字方式签署电子邮件或其他任何东西。目前，大多数需要我签名的论文都需要传真给某人。如果我要… [阅读更多...] 关于在无纸化办公室中处理签名

快速更新：无纸化办公室

通过 15条留言

我仍在进行无纸化办公室实验。在过去的60天内，我收到了大量咨询请求，因此我没有像原先计划的那样花那么多时间。这是我到目前为止发现的快速更新。 光学字符识别 以后能够搜索文档的最重要部分之一就是将其识别为文本。通用扫描过程只是识别像素，而实际上并没有将它们变成文字。 （查看PDF是否将数据存储为像素或文本的简单测试是尝试将段落复制并粘贴到文本编辑器中。）我发现，对于正确的工作流程，我需要确保字符… [阅读更多...] 关于快速更新：无纸化办公室

想要切碎的纸

通过 发表评论

有人给我发送了这个想要切碎的纸质视频。它使我想起了我的一个客户。我是来做一些咨询的，所以我索要他们的组织结构图的副本，以更好地了解所有事物的组织方式。我随身携带了大约一个星期的时间，作为参考。我经常在与员工交谈时将其放在桌子或桌子上。当我真正开始详细研究它时，我发现它已经用所有高管人员的薪水写在了他们的名字下！虽然知道他们的薪水对我来说不是问题，但他们至少应该警告我有关其他信息。… [阅读更多...] 关于要切碎的纸张

无纸化办公– The Components

通过 68条留言

作为无纸化办公实验的一部分，我已经做了很多规划。我的第一篇文章中的评论对指导我朝正确的方向很有帮助。如果您有任何建议或经验，请分享。我计划中最大的部分是尝试确定使无纸化办公可行的必要组件。只需添加扫描仪就不会使您无纸化。您必须拥有一个可以整体运行的系统，而不仅仅是一些随机的技术。到目前为止，这是我确定的必要组件。我会对我可能忽略的事情有任何投入。 Scanner 大多数人从扫描仪开始… [阅读更多...] 关于无纸化办公室– The Components

无纸化办公Experiment

通过 43条留言

我之前谈到过无纸化办公仍然是一个梦想。当我现在环顾办公桌时，到处都是成堆的纸，需要引起我的注意。我们已经过了2007年的一半。说真的，难道我们现在不应该拥有飞行汽车和机器人来洗碗和折叠衣服吗？无纸化办公室似乎现在应该正常了，但事实并非如此。阻碍采用无纸化技术的一件事是，它们专注于“无纸化办公室”，而不是专注于“无纸化工作流程”。例如，如果我有一个无纸化的办公室，要求将收到的文档打印出来，对其进行签名，然后再将它们扫描回… [阅读更多...] 关于无纸化办公室Experiment