Taking a little time to think about how your 电子邮件 looks 从 the standpoint of the recipient can go a 长 ways toward presenting a professional image. Here are eight things you should check to make sure, that when you send an 电子邮件, it conveys the image you want.
- 设置您的名字显示而不是您的地址 –发送电子邮件时，该电子邮件应在“from”领域。有时人们将其设置为仅显示其电子邮件地址。最糟糕的设置是当它显示类似“NA.”
这是您的电子邮件不应该看向他人的一个示例：
这是如何” to”当某人收到您的消息时，该字段应出现：
- 包括您的全名 –有些人只喜欢使用名字，但是当收到您的消息的人正在扫描列表并看到“Tom,”他们可能很难知道哪个“Tom”消息来自。
- 唐’t Use a Nickname –我收到来自SmoothGeek和类似名称的电子邮件。试图弄清楚那个人到底是谁真令人沮丧。如果您担心隐私，可能有一个使用昵称的原因，但是要做好准备，让人们不要当真，因为’似乎是站在电子邮件后面的真实人物。
- 避免复杂的格式 –请记住，在您的电子邮件客户端上看起来格式非常正确的电子邮件可能会被您的收件人所屠杀’s.
- 使用Something Professional作为用户名 –[email protected]当时似乎是个好主意。这可能对您的朋友开玩笑很有帮助，但对那些却没有开玩笑的朋友而言’不知道您可能不会得出相同的结论。这里有一些想法可以帮助您入门：
- 使用您自己的域 –如果您运行www.mysite.com，则应该能够从[email protected]发送和接收邮件。这不是’听起来很难。如果您喜欢Gmail，可以通过注册免费获得自定义版本的服务 这里。这些说明很容易遵循。 （如果有兴趣了解如何使用此功能，请在评论中留言，我’尝试将它们放在一起。）
- 使用电子邮件模板 –如果发现自己发送类似的电子邮件，则可能应该投资模板程序。 （邮件模板 而不是从头开始创建每封电子邮件，而是使用模板，您可以创建回复并自动填写某些字段（收件人名称等）。然后，您可以自定义消息，但是如果您不愿意，则避免错误要容易得多。’每次都从头开始。例如，当人们取消订阅电子邮件RSS feed时，我将使用此功能。它从通知消息中获取他们的电子邮件地址，并在其中预先填充一条消息，感谢他们尝试使用电子邮件列表。虽然只需要花一点时间自己写电子邮件，但该模板有助于确保我不会’不会犯一个愚蠢的错误，我做得足够快’推迟执行任务。
- 避免长签名 – Two to four lines should be more than enough. Resist the urge to include several paragraphs 要么 your biography. Include a link. If someone wants to know more, they can follow it without cluttering up your messages. If you do go with a 长er signature, don’将其包含在您的回复中。让人们看到一次，但是不要’在接下来的交流中，不要把它扔在他们的脸上。
对那里的人来说真的是个很好的建议！一世 ’我们发现一旦设置好一切，向我发送测试电子邮件总是有帮助的，以防万一我弄乱了签名，名字或电子邮件模板的其他重要部分。
我所有的电子邮件都到达了我正确的电子邮件地址，但是当它们出现在我面前时，它表明’只会传送给我的名字，旁边没有我的电子邮件地址。当我发送邮件时，只会显示我的名字&不是我的电子邮件地址。人们无法知道是谁发送的。我可以更正吗？谢谢你的帮助。
这是一个深思熟虑的帖子。具有专业外观的电子邮件地址和对它们的专业使用是一个很棒的概念和想法。这很重要，尤其是放在简历或其他相关位置时。
你提到唐’不要使用名字。我同意，但是已经注意到一种趋势，并且我已经遵循了这种趋势， [email protected]，用于实际的电子邮件地址。但是在名称区域中，最好将FirstName LastName放在首位。
I’d很好奇听到其他人对 [email protected] 方法，以及他们是否认为其他方法更好。例如，名字的首字母，姓氏如何处理？ [email protected] 或公司风格 [email protected].
我想名字 [email protected] 提供个人风格，您可以在其他详细信息（包括签名）中提供全名。但是，在中型和大型组织中’t feasible.
你怎么看？
我的E-mail地址是 [email protected] ，这是我和丈夫共同使用的域名，用于电子邮件和托管。
我们俩都用 [email protected]
我个人同意你，马克。我的电子邮件地址均为jason @ DOMAIN。即jason [at] jasonberlinsky-[dot]-com。
杰森
@标记– I think the [email protected] 发送有关您的组织的特定消息。我用这个博客。但是，对于他们的感知规模很重要的企业，最好使用 [email protected] 要么 [email protected].
您好，感谢您设置我自己的专业外观电子邮件的出色提示。
我目前使用gmail作为我的电子邮件提供商，可以使事情井井有条，许多人已经将此保存为我的电子邮件。它工作得很好。我不知道’认为有必要将其更改给我。
I will give the template a try, as I tends to start 从 scratch on every clients correspondences.
uan
@马特–向您自己发送测试电子邮件是一个好主意。最好将其发送到没有通讯录的帐户。许多邮件客户端将用您通讯簿中的名称替换该名称，因此您可能看不到其他人看到的内容。
I have been back in a working environment that gets hundreds of 电子邮件s a week to plough through, and letters that follow a more professional approach to layout really do get my attention faster and 长er.
我可以传递的一个提示是，最近我要求所有直接报告来帮助我，以确保每封电子邮件都涉及一个主题，并且主题行清楚地描述了该主题或事项。这样，我可以花费更少的时间来跟踪请求，决策，紧急需求等。
想知道别人的想法吗？
马克·泰勒（Mark Taylor），西萨塞克斯郡，英格兰
很多好主意。我想添加一些自己的。
[email protected] 对于像我这样的小企业主来说，这是可以的，几乎没有机会会有同名员工。
我还认为，如果您的名字可以用多种方式拼写，或者其他名字的变体（例如Robert / Rob / Bob），也应该使用更改来设置帐户，以免错过机会。
仔细检查您的电子邮件地址’在您的新名片，电子邮件签名以及其他任何地方。第二双眼睛也不会受伤。
保持既定的业务沟通简单，不要’t clog them up with logos. pictures, and letter heads. Not only does it make viewing an 电子邮件 on a mobile device somewhat upredicatable, but it takes 长er to load.
在工作中，我与许多客户打交道，通常他们如何对电子邮件进行签名可以很好地反映其组织管理和运营的复杂程度。有时候，我看到管理者下面有数百个人根本没有电子邮件签名，这让我感到震惊。这些人通常只回答电子邮件中十分之一的问题，不要’不要使用标点符号，拼写检查和大写单词，永远不要回电…
@醒来–电子邮件签名很有趣。我通常仅在以下情况下使用签名：’我正在写信给没有这样做的人’不认识我。如果他们知道我是谁，我会感觉到视觉噪音。我从没想过它看起来不专业。另一方面，我讨厌在底部收到20或30行签名的消息，其中包含完整的传记和法律部门的祝福。
@醒来and 马克·希德 –我觉得电子邮件签名只需要简明扼要’需要包括很多细节。只放要领。 （我觉得添加您的公司名称和邮政地址是不必要的，这会使事情变得混乱；否则请将该信息发送给其他人。）您永远不必包括您的电子邮件地址，因为他们已经从您的邮件标题中获得了它！
这是我认为合适的例子，内容足够丰富，不会引起干扰：
—
名姓
公司名
我被切断了，这是我的例子：
—
名姓
公司名
很棒的建议和意见！另一项专业的工作是在邮件底部列出您的附件。特别是如果它不带附件而被打印或保存，附件列表是我的客户所喜欢的方便（又优雅）的附件。我更喜欢这种风格：
附件：
— “file-1.doc”（Microsoft Word文档，123kb）
— “file-2.pdf” (PDF file, 234kb)
我用马丁·米歇尔（Martin Michel）’出色的Attache Droplet，可在Mail.app中自动创建列表。
干杯，
保罗·拉加斯
我刚遇到一个 有趣的文章 通过Lifehacker在InformationWeek上找到了适用于此职位的信息。
以重复先前的响应为代价；这是一个经过深思熟虑的帖子，其中包含一些非常有效和重要的提示。
许多人认为它是不必要的，但是我的电子邮件因其布局/格式化方式而闻名
1. firstname.lastname显示在‘sender’ to the receiver
2.主题：[内容或参考]：电子邮件内容的特定描述。例如：如果我写信给汽车修理店有关我的汽车的信息，主题将显示：[Nissan Maxima GLE，2003]：预约60,000英里服务
3.内容：始终插入日期。 （我使用Thunderbird，它有一个不错的扩展名，可以在rt点击时插入当前日期–无需键入日期！）许多人都认为这是不必要的，但这已成为一种习惯，IMO借给了一点‘professionalism’ to the 电子邮件.
4. The receiver is always addressed by name, if known. Eg: 汤姆 要么 Harry 要么 Ms Smith –视情况而定，情况应视情况而定。
5.保持信息简短，切题。我用与信件相同的基本格式写电子邮件。我省去了缩进新段落等的需要。‘all lower case’ 要么 ‘all upper case’ since it’s only an 电子邮件.
6.签名：
名姓
| T：123-456-7890 | C：456-789-0123 | F：789-0123-4567 |
多谢您提供内容翔实的文章。
The problem with a 长签名 and showing it only once is that if someone quickly needs your information, they will rely on the fact that you had a signature, but may not remember in which 电子邮件 it was.
所以我不会’同意只发送一次信号。我认为每个消息都应该有，但我’m也赞成使用简短签名。如果您有网站空间，请设置一个包含详尽信息的联系人页面以及一个可下载的vCard。
Ar –嗯这是一个好点。我遇到的问题是，每隔2或3分钟来回进行一次电子邮件交换，并且一个人在其电子邮件的底部有一个巨大的签名和法律协议。它只会使事情变得混乱，并且很难浏览以前的答复。
好吧，就我个人而言，当我回复邮件时，我做了两件事：
1）仅引用理解我所需要的部分’已书面（剪切签名，问候，问候等）
2）我是最高职位，这意味着我将引号放在 以上 我相应的答复。这样可以使邮件更加合乎逻辑，而您却不会’不必有溢出线程。
回到名字姓氏问题。我之所以不在电子邮件显示中使用“我的姓氏”，是因为许多电子邮件被多次分发和转发。
让’s表示您向朋友转发了无害的笑话电子邮件，然后该朋友将其转发给其他人，然后其他人回信给该人并提供了指向不愉快内容的链接。该电子邮件可以一次又一次地发送给数百人，并且埋葬在其中的某个地方，而现在不愉快的电子邮件就是您的名字和姓氏。
更不用说隐私问题了。以电子邮件可以复制的速度，谁知道谁将使用您的名字/姓氏和电子邮件地址来复制电子邮件。
我知道这些可能是极端的，但是在这个时代，我’我们选择了尽可能多地保留有关自己的信息。
您是对的，但是例如在《 Face Book》中您做了什么，当我注册该系统时，他坚持要写下我的全名，最终我不得不放弃，这样我才能参加FB。如你所知’用自动计算机系统是不可能的….
有办法吗？当然，到目前为止，全世界都知道我的名字，但是我想知道是否有人能够解决这个问题并成功使用昵称而不是全名？
谢谢你让我知道。 ：o）
很棒的文章。
我用 邮政@ danielvnielsen.dk （一个人可以使用邮件，或其他方式联系）。我的域名是我的全名。
我的工作电子邮件只是我的姓名缩写 [email protected]
My e-mail account is set up with a user name of “first_name last_name” sent 从 “[email protected]_domain”.
但是，当在网站（例如此网站）上输入电子邮件地址时，我使用了不同的名称：them_domain @ my_domain。我发现这可以帮助我跟踪和过滤垃圾邮件，以防站点被黑客入侵或数据库被滥用。缺点是我必须设置电子邮件服务以接受所有发送到（anything）@my_domain的邮件，而不仅仅是first_name @ my_domain。这意味着它不会筛选出发送到（随机字符）@my_domain的垃圾邮件，也不会过滤掉来自拒绝以（random_characters）@my_domain作为欺骗性发件人地址的垃圾邮件的远程电子邮件服务器发出的回扣消息。但是，有时first_name @ my_domain也可能会被欺骗，所以我认为我的状况会更好。
@韦恩– That’这是一种有趣的设置方式。一世’d担心你’d收到大量的垃圾邮件–或更糟糕的是，您的垃圾邮件设置必须很高，以至于您’d错过了大量合法电子邮件。
@丹尼尔–这看起来是个好方法。一世’ve started going to [email protected] 因为如果有人知道我的名字，我不会’不必通过电话向他们拼写其他任何东西。
@标记Shead：是的，我确实收到了大量的垃圾邮件，大概是98％，但是我认为’大多数人会得到什么。 Yahoo Business E-Mail，我的电子邮件服务器和域主机中的内置贝叶斯垃圾邮件过滤器几乎将所有这些过滤掉。我确实需要在Yahoo端添加一些额外的过滤器以删除“邮件无法传递”好像僵尸网络已经将我的域名放在他们的域名上一样，从远程服务器收取回扣“这是一个很好的欺骗领域”清单。每天大约有1或2条垃圾邮件确实将其发送到我的Yahoo收件箱，然后将POP3下载到我的PC上，但是我的PC软件随后将它们捕获了。
至于丢失合法电子邮件，是的，这种情况偶尔会发生，通常是因为Yahoo’贝叶斯分析将其丢入垃圾桶。因此，我已将Yahoo配置为不立即删除它们。我按主题手动对垃圾桶进行分类，然后快速浏览以查看是否有垃圾邮件’垃圾邮件。如果是这样，我告诉雅虎’s “Not Spam”，然后将其放入我的收件箱。
我确实感到非常遗憾，98％的电子邮件都是无用的流量。这么多路由器消耗着如此多的能量来运送它，然后那么多服务器和PC’燃烧了如此多的力量以摧毁它。它’好像每个人都认为，如果废金属交易商想用炸药在高速公路上开采，我们将无能为力，于是我们都开始驾驶汽油行驶速度很慢的装甲慢车。
“如果您喜欢Gmail，可以在此处注册免费获得该服务的自定义版本。这些说明很容易遵循。 （如果有兴趣逐步使用此方法，请在评论中留言，我将尝试将其组合在一起。）”
你能带我经历这个吗– cannot find the details 从 your directions on google
非常感谢
转到链接，然后查找显示该内容的地方“其他Google App版本”。选择免费版本的标准版本。付费版本是’不过这笔交易不好，因此也值得研究。
我的名字很受欢迎。无论我尝试使用哪种电子邮件服务，都会使用带有我的名字的电子邮件地址。我真的想获得一个专业的电子邮件地址，有什么建议吗？
让s say your name is 切尔西 Beth Smith. Here are some ideas:
这些只是一些想法。最坏的情况是，您可以在名称中添加其他内容。如果您是医生，则可以添加MD。护士可以添加RN，等等。
希望能有所帮助。
切尔西
马克·S。（Mark S.）绝对是正确的。如果您想获得具有专业外观的电子邮件地址，我’d建议购买您的名称域名，例如chelseabsmith.com或chelseabethsmith.com
如果很常见，那么可能很难获得创造力，并且通常可以找到一些东西。
初级社区服务，是我的新业务的名称，是第三方雇用证明。
我没有’设置电子邮件地址，这是我需要反馈的地方。它’s a little too 长 for 电子邮件, maybe you can help me.
谢谢
贝基
所以听起来你像避风港’还没有购买域名？是这样吗如果是这样，我可以推荐一些域名卖家。
如果有的话，我’d建议查看Google Apps。它非常适合商业，非营利和教育领域。
Hi…我刚刚注册了自己的域名 http://www.firstnamelastname.com.au 只是想知道您认为最好的地址是什么？ [email protected]????
这是个人品牌。
我也拥有 http://www.businessname.com.au 并在想也许我应该用那个 [email protected]
那么什么是最好的？一世
干杯
[email protected] 似乎有点尴尬。 [email protected] 似乎好一点，所以这可能就是我’d做。另一种选择是 [email protected] 要么 [email protected]。这不会’太奇怪了，因为你可能不在’不会有一堆人使用相同的域。
如果您想经营一家公司，我想我’d do [email protected]。如果你只是做 [email protected] 表明你不是’这是一个非常大的生意。同时也有助于品牌全名–不只是你的名字
隆达
我绝对同意Mark Shead关于个人品牌元素的说法。
对于企业而言，我以前更喜欢名字的首字母缩写@ domain.com，但现在已经改变了心态，倾向于使用 [email protected]。它有助于显示您的全名，有利于提高个人风格。
话虽这么说，但归根结底，与电子邮件地址结构相比，如何开展业务以及如何让人感觉到是更重要的。我认识的一些最成功的商人 [email protected] 格式化电子邮件。
谢谢。我想保留我的商业网站（’我仍然打算将其设置为远离我打算用作在线名片的个人网站。一世’我从本月开始参加了指导计划，并且还将参加社交活动，所以我’我正在尝试选择最佳解决方案。我可能会使用 [email protected] 我只有一次’已经建立了我的个人网站，现在我可以使用 [email protected] 使它看起来更轻松！
我还想与其他人分享一种更便宜的方式来管理您的企业/个人品牌电子邮件帐户，而无需支付托管费用。’m使用Google，’免费。人们可以将电子邮件发送到我的@ domain.com电子邮件，但是我可以使用转发功能通过Google管理该帐户，该功能使人们认为我是从@ domain.com收件箱发送过来的！我觉得这很有用！
You can also set up Google Apps (which is also free) and handle all the 电子邮件 从 your domain through Google without the forwarding.
哪一个更专业？ [email protected], [email protected] 要么 [email protected]?
[email protected] 已经被拿掉了。我不能得到这个地址。我需要协助。我需要一个专业的电子邮件地址来处理我的业务。雅虎又如何呢？我可以创建一个账户 [email protected] 格式。但是我可以’t choose one. [email protected] 要么 [email protected]?
请帮忙。谢谢…
您所描述的一切听起来似乎都很专业。我不知道’t know that I’d虽然把我的生日放在那里–只是因为它通常用于验证信息。只需进行一些设置，您就可以免费获得Google Apps帐户，并以每年约10美元的价格获得自己的域。这样你就可以 [email protected].
如果您对Yahoo的服务感到满意，那么Yahoo也可以。
如果我只希望一个电子邮件地址供人们使用，以解决与我丈夫和我要购买的业务有关的任何问题，您的建议是什么？我们拥有域名 http://www.skipulk.com 和我’我正在考虑使用类似 [email protected], [email protected] 要么 [email protected]。我不知道’不想拥有单独的电子邮件帐户，例如 [email protected] 要么 [email protected] 因为我的丈夫从不检查电子邮件；）但是，我’我对其他人犹豫不决，因为我成立了 [email protected] 当我对hotmail帐户进行测试时，它立即进入了我的垃圾邮件。所以我’我正在寻找的东西’不会被标记为垃圾邮件。有什么想法如何避免这种情况？谢谢！
我用 [email protected] 在那种情况下。您可以尝试 [email protected] 设置，看看它是否成为垃圾邮件。另外，如果有人通过电子邮件向您发送邮件并且您进行回复，则发送垃圾邮件的可能性要比您首先发送电子邮件的可能性低得多。
不完全是电子邮件，而是我刚刚购买的：danielpl.us用于我的Google+个人资料。
认为这可能是一个值得分享的想法。
-丹尼尔
邮政@ danielvnielsen.dk
为什么不告诉人们穿1950’由Levi Strauss亲自设计的带有粗麻布牛仔裤的混纺衬衫。
唐’不要相信炒作。做你自己。如果它’s in your company’的电子邮件，很好。对于您自己的公司，谁在乎他们的想法。
在Inteeeernet土地上度过一个快乐的圣诞节。
我知道这已经有几年历史了，但它仍然有一些非常好的建议。我发现拥有aol帐户或令人困惑的电子邮件地址的客户需要记住。对于小型组织，我更喜欢地址的名字，因为它’很简单，你知道你是谁’re talking to. If it’如果是一个较大的组织，我想名字和姓氏的首字母比较实用，但是我喜欢看到名字。
@标记’s… lol
非常感谢您的宝贵建议！
我以仅发送非常重要的信息而闻名。因此，我的地址必须是专业的。多年以来，我一直使用Tinyma的绰号，因为他的组织认识Tiny ma为我“mother”。这是更多的尊重。我将其保存为个人电子邮件。 [email protected]
对于我的业务，我使用首字母缩写和公司名称@ domain.com。看起来像这样： [email protected]
我收到了很多有关我的另一个业务实体的电子邮件，所以我想出了一个仅与该类型有关的名称…。我使用名字的首字母缩写和姓氏缩写，然后使用实体名称，后跟一个数字，以表示对于仅从事该项目的人员的重要性。看起来像这样：acentityname#@domain.com。
现在，我正在开始另一项对公众更加友好的业务，而无需担心我的个人信息。但是，这对我来说具有重要意义！商业 名称@domain.com 用于商业目的。
阅读您的回复后，我可能会使用一个专业的名字作为姓氏的地址。 [email protected]。这将用于与我将使用的专业联系人有关的所有专业电子邮件。
ew！重要信息…谢谢您的指教！
交流电
@Adelina：如果您有业务并且您的电子邮件仅显示您的第一个 [email protected]…。接收电子邮件的人可能无法识别或记住您的名字，甚至可能像我一样多次删除邮件而未打开。我在这里较早的帖子中说过。至少拥有一个可识别的公司名称（最好在域中）是值得的。我有道理吗：o）
感谢您的建议！我在gmail上的名称遇到麻烦，因为我想要的所有名称都被使用了，我的电子邮件地址需要一个专业名称。这帮助了我！
我的荣幸。感谢您抽出宝贵时间发表评论。
我不同意＃2，这是发件人姓名的意思，实际上，与电子邮件地址本身相比，查看发件人姓名更容易。
在第4点上’遵循它是如此重要：复杂的电子邮件地址是不可能拼写的！
我想对‘long signature’部分。我在一家从事大量电子邮件业务的公司工作，但很多时候’t足够（我需要一个电话号码，这样我才能追逐潮流并获得他们项目的详细信息），并且经常涉及邮件（因此，如果经常提供帮助，请提供您的办公地址）… Personally –当有人发送电子邮件并收到一封‘long’签名即名片样式。告诉我与您联系的方式以及您是谁–我从不认识的人那里收到大量电子邮件’每天都不知道，而且他们经常忽略这些信息。把它放在签名上，你’ll never forget.
*那是–我确实同意，当人们有大量图片/报价/等内容时，这非常令人讨厌。与任何有用的业务无关。名称，组织，电话号码，传真（如果您积极使用的话），地址，网站。… and if you have to –一个社交网站。 （我也讨厌他们拥有Twitter，Facebook，googleplus，已链接的网站以及其他六个可以看到它们的网站）
好点子。与切换到对话模式并来回发送电子邮件时相比，在初始电子邮件中包含更多信息可能更有意义。
嗨，马克，我想创建一个专业的电子邮件，我’只能使用名字，例如Jagadeesh，因此您可以提出一些建议，以使我的Gmail ID或yahoo域的邮件ID看起来更好。