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无纸化–The Wrong Goal

通过 马克·希德 3条留言

无纸化的办公室听起来很棒,但是变得无纸化是一个非常糟糕的目标。成为无纸化是创建有效工作流程的副作用。如果您打算创建无纸化办公室,那么您’会发现有各种各样的扫描仪和软件可以帮助您将文件从纸质格式转换为数字文件,但是仅仅将文件柜换成硬盘驱动器并不能’自动使您效率更高。

正确的方式,错误的方式绿色路标与剧烈的云彩和天空的复制室。

许多人追求无纸化办公的原因是因为它易于理解。它为N’很难理解在计算机而不是纸上读取文件的想法。工作流程的改进很难以可视化的方式呈现出来,但是,如果您想真正提高效率,那么您将获得所有真正的收益。

造成这一困难的原因是,纸张构成了我们在人员与组织之间的许多接口。您的煤气公司通过邮件向您发送纸质账单。当需要在车上更新标签时,您会收到州政府寄来的几张纸。这是大多数人开始谈论无纸化扫描仪时想到它的原因之一–他们需要某种方式来捕获所有“interface”来回发送的纸张。工作流解决方案开始寻找完全消除纸张的方法。

改进工作流程的结果通常比推动无纸化的结果具有更好的环境影响。在上述情况下,原本可以实现无纸化目标的扫描/切碎工作流程不会’确实减少了浪费。在某些情况下,它实际上可能产生更多。切碎的纸张对回收利用的作用较小,因为纤维已被切割。如果您将文档保存了10年直到其上的信息不再敏感,则可以使用碎文档无法实现的方式进行回收。

通过专注于您的工作流程,您可以’将提高您的效率。效率目标的最终结果比无纸化目标的最终结果要好得多。

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读者互动

评论

  1. 内卢·姆宾格(Nelu Mbingu) 说

    2016年3月4日下午6:38

    您在这里提出了非常好的观点。不能无纸化的另一个原因是,计算机有时会崩溃,并可能导致利润和/或数据的巨大损失。

    感谢您分享这个。

    干杯,
    内鲁

    回复
    • 马克·希德 说

      2016年5月7日,上午9:11

      几个月前,我参观了华盛顿特区的第二次世界大战纪念馆。他们试图收集曾在战争中服役过的人的名单,因为’死者被大火烧毁。原始的国会图书馆也被大火烧毁。如果您有非常基本的异地备份,则数字数据比纸质数据安全得多。

      回复
  2. Dipender Bhamrah 说

    2017年2月7日,上午12:56

    我相信采取平衡的方法。因此,对我而言,这取决于论文的内容。例如,可以扫描和清除任何账单。虽然任何保险单文件都会被扫描但会存档。完全无纸化肯定不是最有效的方法& practical way!

    回复

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