无纸化–The Wrong Goal

无纸化的办公室听起来很棒，但是变得无纸化是一个非常糟糕的目标。成为无纸化是创建有效工作流程的副作用。如果您打算创建无纸化办公室，那么您’会发现有各种各样的扫描仪和软件可以帮助您将文件从纸质格式转换为数字文件，但是仅仅将文件柜换成硬盘驱动器并不能’自动使您效率更高。

许多人追求无纸化办公的原因是因为它易于理解。它为N’很难理解在计算机而不是纸上读取文件的想法。工作流程的改进很难以可视化的方式呈现出来，但是，如果您想真正提高效率，那么您将获得所有真正的收益。

造成这一困难的原因是，纸张构成了我们在人员与组织之间的许多接口。您的煤气公司通过邮件向您发送纸质账单。当需要在车上更新标签时，您会收到州政府寄来的几张纸。这是大多数人开始谈论无纸化扫描仪时想到它的原因之一–他们需要某种方式来捕获所有“interface”来回发送的纸张。工作流解决方案开始寻找完全消除纸张的方法。

改进工作流程的结果通常比推动无纸化的结果具有更好的环境影响。在上述情况下，原本可以实现无纸化目标的扫描/切碎工作流程不会’确实减少了浪费。在某些情况下，它实际上可能产生更多。切碎的纸张对回收利用的作用较小，因为纤维已被切割。如果您将文档保存了10年直到其上的信息不再敏感，则可以使用碎文档无法实现的方式进行回收。

通过专注于您的工作流程，您可以’将提高您的效率。效率目标的最终结果比无纸化目标的最终结果要好得多。